Nouvelle gestion informatisée des tuteurs

Le système de gestion des tuteurs s’informatise. Grâce à un projet développé par l’OGIF, la gestion des quelques 600 nouveaux tuteurs annuels devrait être bientôt totalement informatisée. Elle sera ajoutée à la plateforme IS-Academia, plateforme déjà quotidiennement utilisée par les secrétaires de sections. « Notre but est de leur simplifier la tâche –elles saisissent actuellement toutes les données à la main – en leur permettant notamment d’imprimer le formulaire de ‘’Proposition d’engagement de personne temporaire’’ depuis IS-Academia » explique Stéphane Vollet, le responsable du projet à l’OGIF.

Cette nouvelle plateforme offrira les fonctionnalités suivantes :

• sélectionner les tuteurs potentiels depuis le portail des étudiants
• valider les inscriptions
• imprimer les formulaires depuis IS-Academia
• contrôler les heures de tutorat de chacun

Chaque année, plus de 1500 étudiants sont engagés pour des tâches d’assistanat/tutorat, spécialement dans les sections de mathématiques, physique et chimie. Cela représente un budget annuel de quelques 5 millions de francs. Actuellement en phase de conception, cette nouvelle plateforme devrait être opérationnelle début 2015.

Pour rappel, chaque doctorant supervise en moyenne 3 à 4 tuteurs. Chacun d’entre eux encadre à son tour 6 étudiants. Ce ne sont pas tous les cours qui sont sujet au tutorat, généralement il s’agit de cours de base qui sont donnés dans différentes section en 1ère et 2ème années. Les tuteurs sont sélectionnés à partir de la 3ème année du Bachelor et se doivent d’avoir au moins 5 de moyenne dans la branche concernée. La sélection des tuteurs débute au mois d’août pour le semestre d’automne et fin janvier pour le semestre d’été.