my.epfl: trucs et astuces
Vous êtes près de 1'000 à utiliser my.epfl pour stocker et partager vos fichiers (on en compte plus de 111'000 aujourd'hui). La rubrique "Du côté du web des "Flash" 12 et 13 vous présentait les grandes fonctionnalités de l'onglet "Documents" de my.epfl. Nous revenons brièvement sur la meilleure manière de partager un fichier.
Lorsque vous décidez de partager un fichier sur my.epfl,demandez-vous tout d'abord où est-ce que vous allez le déposer. Dans votreespace personnel? Dans celui de votre unité? Dans celui d'un groupe particulierque vous avez créé? Qui va être concerné par ce document? Qui doit y avoiraccès pour le lire ou le modifier?
Ce serait une perte de temps de placer un document quiconcerne toute l'unité ou le laboratoire au sein duquel vous travaillez dansvotre répertoire public et de donner les droits à toutes les personnes de lelire, par exemple, plutôt que de le déposer directement dans le répertoirepublic de l'unité en question. C'est pour cela que my.epfl vous propose quatrerépertoires aussi bien pour vos espaces personnels que pour celui de votreunité ou d'un groupe que vous auriez créé. Ces répertoires ont des droitsd'accès prédéfinis permettant de ne pas avoir à redéfinir les droits pourchaque nouveau document déposé.
Il en va de même pour le partage de document dans lecadre d'un projet donné. Imaginons cinq ou six personnes, d'appartenanceadministrative/académique
différente, désirant travailler sur les mêmes documents. Ilest dans ce cas évidemment plus facile de créer un groupe spécifique pour ceprojet plutôt que de déposer les documents dans vos répertoires et de gérer lesdroits pour chaque fichier et chaque participant.
Rappelons-le, my.epfl vous permet de stocker desfichiers, indépendamment de l'appartenance d'un utilisateur à telle ou telleunité. Il n'y a plus de frontières administratives obligeant l'envoi de mailpour partager des documents.