La gestion électronique de documents
Organiser, gérer ses documents
QU'EST-CE QUE C'EST ?
Au sens large, une GED (gestion électronique de documents) permet d'organiser et de gérer des documents numériques (textuel, graphique, sonore, etc.) à l'aide de différents outils et techniques. Ces systèmes permettent par exemple de dématérialiser les documents papier et de conserver ces derniers dans des lieux plus ou moins distants pour désengorger les bureaux du papier accumulé. Mais l'atout majeur d'une GED réside dans l'accès partagé aux documents et les possibilités de recherche qu'elle offre.
COMMENT ÇA MARCHE ?
Un dispositif de GED est intimement lié au cycle de vie des documents, de leur création à leur élimination en passant par leur stockage, archivage, diffusion et «retrouvage».
Pour entrer dans une GED, un document papier doit être au préalable numérisé à l'aide d'un scanner (c'est la dématérialisation proprement dite des documents). Les documents électroniques (les fichiers issus des logiciels de bureautique courants ou les e-mails) peuvent directement être enregistrés ou téléchargés dans la GED depuis un poste de travail.
Les documents sont ensuite indexés, c'est-à-dire décrits, à la manière d'une notice bibliographique. Cette indexation a pour but de faciliter leur exploitation ou «retrouvage».
Ils sont ensuite classés selon une organisation hiérarchique de dossiers sous forme d'arborescence. Ce plan de classement reprend les activités et processus de travail de l'organisation ou du service dans lequel le système de GED est déployé.
Pour être accessibles, les documents doivent être stockés. C'est le volume et la nature des documents, ainsi que les temps d'accès qui vont déterminer la manière dont ils vont être stockés.
Finalement, l'établissement de durées de conservation pour chaque type de document (pratique empruntée à l'archivistique) va faciliter l'élimination périodique de documents ou leur stockage sur d'autres supports et ainsi éviter le bruit lors de recherches.
Comme nous l'avons dit plus haut, le grand apport de la GED est la recherche et la consultation de documents depuis son poste de travail. Il existe plusieurs manières de rechercher des documents:
- en recherchant un mot que l'on sait se trouver dans un document. C'est la recherche en texte intégral (c'est une recherche de type «Google»). La principale difficulté est de choisir un terme de recherche assez spécifique pour que le résultat soit pertinent;
- en recherchant un critère décrivant le document, utilisé lors de l'indexation de ce document (c'est la recherche avancée: elle concerne les métadonnées du document). Un auteur, un titre, une date, etc. peuvent figurer parmi ces critères;
- en recherchant via le plan de classement: cette recherche est utile lorsqu'on n'a pas une idée précise de ce que l'on recherche ou que l'on veut avoir une vision complète du contenu d'un dossier.
Depuis l'écran de résultat d'une recherche, l'utilisateur doit pouvoir visualiser un document, l'imprimer et avoir accès aux documents voisins (classés dans le même dossier).
LE PROJET DE GED DE L'EPFL
Le Service académique, le Service des affaires professorales, le Ser-vice du délégué à la recherche, l'Ecole doctorale, la Vice-présidence pour les affaires académiques, le Secrétariat général, et le Secrétariat de la Présidence ont décidé de s'équiper d'un tel outil pour gérer au quotidien les flux de documents de différents services et secrétariats. Pour le Service académique et les Affaires professorales, la GED sera utilisée pour gérer les dossiers des étudiants et des professeurs. Dans les secrétariats et le service du délégué à la recherche elle servira à gérer le courrier entrant et les documents produits dans ces unités.
Jahia news
NOUVEL EDITEUR HTML
Jahia utilise nouvel éditeur HTML pour la rédaction de contenu, FCKeditor, qui remplace avantageusement l'ancien KTML:
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SYSTEME D'AUTHENTIFICATION
Suite à l'arrivée des navigateurs de dernière génération (Internet Explorer 7, Firefox 3), nous allons introduire dans Jahia le système d'authentification Tequila. Désormais, pour modifier vos sites web, vous bénéficierez de la même fenêtre de connexion que de nombreuses applications institutionnelles (wiki, blog, mail, etc.).
Cette modification aura lieu le 1er septembre 2008.