Key-users: la mobilisation continue!

Une quarantaine d'ateliers de spécification organisés de décembre 2013 à mars 2014 leur ont permis d'expliciter leurs besoins spécifiques et de construire, avec la DABS, un cahier des charges précis.

Pour lancer la nouvelle phase de paramètrage, mise en oeuvre, et déploiement des prototypes de la solution, ils étaient réunis, le mardi 02 décembre, pour une séance d'information et de prédentation des éditeurs choisis.

Les premiers ateliers de travail visant à paramétrer la solution Sciquest, (le progiciel dédié une solution aux commandes et à la gestion des produits chimiques, biologiques et ceux soumis à habilitation) au plus proche des besoins de l'EPFL, ont réunis une vingtaine de représentant des utilisateurs les 3 et 4 décembre dernier.

Quelques key-users présents à la séance d'information et aux ateliers ont accepté de présenter leur vision du projet et de la solution Sciquest.

Sandrine Gerber, maître d'enseignement et de recherche, Laboratoire de synthèse et produits naturels.

"L'atelier de travail sur Sciquest m'a confortée sur la prise en charge des très nombreux paramètres liés à la gestion des produits chimiques et biologiques (diversité, traçabilité, inventaire, autorisations, accès aux infos sécurité) que permet ce progiciel. L'architecture opérationnelle entre Ivalua (le portail d'entrée) et Sciquest ( application dédiée aux produits biologiques et chimiques) reste encore à éclaircir sur certains points.

Je pense que l'utilisation de l'ensemble de la solution devrait être aisée et conviviale. C'est une amélioration notable par rapport au système de e-buying actuel. Le nouveau système devrait grandement simplifier le paiement, la comptabilisation et le reporting des achats.

Reste, à mon sens, le challenge principal qui réside dans ce qui va être défini au niveau des workflows et des approbations. En SB, nous avons actuellement des délais très courts entre la réquisition par les utilisateurs et la réception des produits chimiques et biologiques. Il est primordial de conserver cette efficacité. De la bonne définition de ces paramètres dépend grandement l'efficacité du système et donc son accueil favorable par les collaborateurs."

France Hammel, Ingénieure de sécurité MSST et spécialiste en protection incendie AEAI

"La présentation générale d'Ivalua / Sciquest de 2 décembre et les ateliers du 3 et 4 m'ont permis de rencontrer les acteurs externes du projet Catalyse, la nouvelle équipe Acxias et les représentants des éditeurs. Ces contacts sont à mon avis très importants pour menér à bien un projet de cette envergure dans un climat de collaboration et de confiance.

Nous avons de réélles attentes vis à vis du projet Catalyse. C'est une occasion idéale pour uniformiser les processus et optimiser les coûts, les efforts investis et les prestations de support. C'est aussi l'occasion de faire partager les expériences et les compétences entre les différentes facultés, et de repenser ou de faire évoluer certaines procédures établies à l'EPFL.

En terme de sécurité, j'attends du projet Catalyse qu'il nous permette de mieux garder la porte d'entrée des produits chimiques, biologiques et gazeux afin de maîtriser les dangers qu'ils peuvent représenter dès lors qu'ils transitent dans notre Ecole, du magasin jusqu'à l'étagère du labo.

Le projet est ambitieux et le timing prévu pour la réalisation du prototype serré. Je pense que notre capacité à se déterminer sur un go/no go d'ici à fin février dépendra beaucoup de la capacité de nos consultants à mobiliser les key-users de l'EPFL et objectiver les besoins exprimés dans les groupes de travaill."

Les présentations de la séance d'information sont consultables sur le site Catalyse:

Ressources - Event Key-users 02.12.2014

Si vous n'avez pas pu participer à la réunion mais souhaitez être informés des prochaines étapes du projet et assister à une démo des éditeurs choisi, nous vous invitons à vous inscrire aux séminaires en ligne:

Dates des webinars - En cours

Comment s'inscrire - catalyse@epfl.ch