Facture à client : envoi par défaut des factures par e-mail

Nous souhaitons vous informer d'un changement dans le processus d'envoi des factures clients : les factures sont dès à présent envoyées par défaut par e-mail aux clients externes. Ce changement est soumis à une période d'essai jusqu'à la fin du mois de juin.

Pourquoi ce changement?

Prise en compte du mode d'envoi majoritaire dans les unités

Actuellement, 80% de nos factures aux clients externes sont déjà transmises par e-mail. Cette évolution dans l'outil de facturation améliore donc pour la majorité des factures émises l'expérience utilisateurs en réduisant d'une étape le processus d'établissement et d'envoi des factures clients.

Réduction du temps en cas d'erreur des coordonnées du destinataire

En envoyant les factures à nos clients par e-mail, nous sommes en mesure de vérifier la réception au bon destinataire, assurant ainsi une gestion plus fluide et précise des transactions. Par voie postale, nous devons attendre la facture en retour par courrier.

Réduction des coûts et engagement écologique

L'envoi par e-mail permet de réduire les coûts associés à l'impression, l'affranchissement et l'emballage, tout en respectant notre engagement envers l'environnement.

Quels sont les changements concrets?

Le champ "mode d'envoi" indique désormais "Mail" par défaut au lieu de "Poste".

En cas de premier ou deuxième rappel, le service de comptabilité débiteurs enverra également ces rappels par e-mail.

Afin de faciliter cette transition, une période d'essai est mise en place jusqu'au 30 juin 2024.

Nous vous encourageons à utiliser exclusivement le mode d'envoi par défaut. Si vous deviez néanmoins envoyer une facture par courrier postal, nous vous remercions de nous informer des raisons justifiant ce choix en nous contactant à l'adresse: sf@epfl.ch.

Nous vous remercions pour votre collaboration dans cette démarche et nous tenons à votre disposition pour toute question ou assistance supplémentaire.

Le service comptabilité