Comment organiser des conférences plus inclusives

Tirant parti du statut d’hôte de l’EPFL lors de l’édition 2024 de la conférence, Joelyn de Lima et Siara Isaac, toutes deux Conseillères pédagogiques au Centre d’appui à l’enseignement (CAPE) de l’EPFL, se sont associées à Natalie Wint, chercheuse à la University College London et à Inês Direito, chercheuse à l’Université d’Aveiro et à la University College London, dans le but d’étudier les questions d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI) au sein des communautés SEFI. Les quatre chercheuses sont par ailleurs membres du comité directeur du groupe d’intérêt spécial EDI SEFI.

Articulée en deux temps, leur étude a d’abord permis d’identifier les principaux obstacles limitant l'accès à la conférence pour les participantes et les participants issus de groupes sous-représentés, afin d'élaborer des mesures ciblées fondées sur des preuves et sur la recherche existante. Par la suite, les chercheuses ont examiné l’efficacité des solutions déployées en temps réel, avec un second sondage ouvert exclusivement pendant la conférence.

« Je souhaite que chacun réfléchisse aux obstacles présents dans son propre contexte organisationnel et prenne des mesures pour les résoudre. Commencer par collecter des données est utile et permet de mettre en évidence les schémas qui, ensemble, créent des obstacles systémiques », souligne Joelyn.

Un soutien institutionnel précieux

Le premier sondage effectué en amont de l’événement a relevé, en tête de liste des obstacles, les coûts liés à l’inscription et aux déplacements, la gestion des soins aux personnes à charge, la gestion de l’emploi du temps et de la durée des déplacements.

En réponse à ces résultats, le comité d’organisation local, soutenu par l’EPFL, déjà engagée dans ses propres efforts via son Plan d’action égalité & diversité 2021-2024, a proposé une structure de garde d’enfants gratuite, un programme de soutien financier à destination des scientifiques en début de carrière ou provenant de régions en voie de développement, et a fourni un soutien administratif accru pour accompagner les demandes de visa.

L’efficacité de ces mesures reposait principalement sur leur chronologie. La nécessité de les proposer de manière suffisamment anticipée permettant aux chercheuses et aux chercheurs de prendre des décisions éclairées concernant la soumission de leurs résumés, l’inscription à la conférence et l’organisation de leurs déplacements et de leur vie privée.

L’engagement institutionnel a joué un rôle clé dans la réalisation des mesures. Les services centraux ont apporté leur précieuse expertise en matière de logistique événementielle et d’infrastructures accessibles. Les organes spécialisés, tels qu’EPFL Respect, ont généreusement octroyé fonds et conseils utiles. Enfin, le comité d’organisation local, entièrement composé d’acteurs et d’actrices de l’EPFL, a porté l’ensemble du projet auprès du comité international et ainsi obtenu son adhésion et son engagement financier.

« La conférence SEFI 2024 organisée par l'EPFL a été la première conférence SEFI à mettre autant l'accent sur l'inclusion et à adopter une approche fondée sur des données probantes en la matière. En établissant une nouvelle référence en matière d'identification des obstacles et de mise en place d'initiatives concrètes. L'EPFL a contribué à créer un précédent dont pourront s'inspirer les futures conférences SEFI et autres » souligne Joelyn.

Une réception enthousiaste et un impact durable

La deuxième enquête menée à chaud durant la conférence a servi d’un côté à sonder les impressions des participantes et participants sur les mesures déployées, et d’un autre, de placer les considérations relatives à l’équité, la diversité et l’inclusion au cœur de la manifestation.

Les résultats montrent un accueil majoritairement positif de la part des répondant·es vis-à-vis des quatorze initiatives et indiquent une perception générale d’une plus grande équité lors de cette édition que lors des précédentes.

L’intégration visible et omniprésente de messages d’inclusion via des rubans d’inclusion à ajouter aux badges, des programmes de réseautage structurés pour les personnes participant pour la première fois à la conférence annuelle, une formation pratique pour les « allié·es», des conférences plénières sous-titrées et diffusées en streaming, la mise à disposition d’espaces adaptés aux personnes ayant des besoins particuliers et enfin, la diffusion d’appels à participer au deuxième sondage via des flyers dispersés sur tout le périmètre de la conférence, ont contribué à renforcer une atmosphère fortement marquée par l’inclusion.

Le début d’une étude longitudinale

Les initiatives pionnières éprouvées lors de l’édition 2024 ont été entérinées par la SEFI et ont ainsi été maintenues lors de la conférence annuelle de l’année suivante tenue à Tampere en Finlande. L’étude entamée à Lausanne s’est elle aussi élargie pour inclure Tampere et sera reconduite lors de l’édition de cette année qui aura lieu à Prague.

« Il n'existe pas de solution unique qui convienne à tout le monde, et il ne suffit pas de prendre en compte la diversité, l'équité et l'inclusion lors d'un seul événement : cela doit faire partie intégrante des politiques et des procédures, et imprégner toute l'organisation » souligne Joelyn.

Un papier publié début janvier retrace en détail le premier volet de cette étude et fournit une référence pour l’organisation de conférences académiques plus inclusives.